Alaio a RODO — jak prowadzić CRM zgodnie z przepisami
20.08.2026 · 6 min czytania
RODO w CRM sprowadza się do trzech pytań: po co trzymacie te dane, jak długo i kto ma do nich dostęp. Odpowiedzi warto mieć przed pierwszą kontrolą, a nie w jej trakcie.
Podstawa przetwarzania i zgody
Dane klientów przetwarzane w związku z umową to jedna sytuacja, wysyłka marketingowa to zupełnie inna. Zgody marketingowe powinny być zapisane przy kontakcie razem z datą i źródłem.
Rezygnacja musi być prosta i natychmiast widoczna dla zespołu — najlepiej jako pole blokujące wysyłkę.
- Pole zgody z datą i źródłem jej udzielenia.
- Automatyczna blokada wysyłki po rezygnacji.
- Oddzielenie danych klientów od danych osób, które tylko zapytały.
Okresy przechowywania
Trzymanie wszystkiego „na zawsze” jest wygodne i niezgodne z zasadą ograniczenia przechowywania. Warto ustalić proste reguły: ile trzymamy kontakty bez transakcji, ile nagrania rozmów, ile dokumentacja zleceń.
Przegląd raz w roku wystarczy, żeby utrzymać porządek.
Realizacja praw osób
Musicie umieć znaleźć wszystkie dane jednej osoby, przekazać je i usunąć, jeśli nie ma podstawy do dalszego przetwarzania. W praktyce oznacza to jedną bazę zamiast danych rozsianych po arkuszach i prywatnych skrzynkach.
Paradoksalnie CRM ułatwia zgodność: dane są w jednym miejscu, z historią dostępu i jasnymi rolami.
Najczęstsze pytania
Czy nagrywanie rozmów jest zgodne z RODO?
Tak, przy poinformowaniu rozmówcy, określonym celu i ograniczonym okresie przechowywania nagrań.
Czy można importować bazę z Excela?
Tak, pod warunkiem że istnieje podstawa przetwarzania tych danych. Import „wszystkiego, co znajdziemy” jest ryzykowny.
Kto odpowiada za dane w chmurze?
Administratorem danych pozostaje Wasza firma; dostawca jest podmiotem przetwarzającym, co powinna regulować umowa powierzenia.
Chcesz wdrożyć Alaio u siebie?
Zaczynamy od rozmowy o Twoim procesie sprzedaży, nie od konfiguracji. Zobacz stronę wdrożeń Alaio, systemy CRM albo wypełnij plan wdrożenia.