Wdrożenie Alaio krok po kroku — jak wygląda dobry projekt CRM

Pierwsze spotkanie nie dotyczy systemu. Dotyczy tego, skąd przychodzą zapytania, kto je odbiera, w jakim czasie, co się dzieje po ofercie i dlaczego część klientów znika. Z tego powstaje mapa procesu — na jednej kartce.

Dopiero mapa procesu mówi, ile lejków potrzebujesz, jakie pola są obowiązkowe i w którym miejscu automatyzacja ma sens.

Etapy lejka powinny opisywać zdarzenia, które da się jednoznacznie potwierdzić: „wysłana oferta”, „umówiony montaż”, „podpisana umowa”. Nazwy w stylu „w trakcie” zabijają raportowanie, bo każdy rozumie je inaczej.

Dobra automatyzacja jest niewidoczna: sama tworzy zadanie po nieodebranym telefonie, sama przypomina o ofercie bez odpowiedzi po trzech dniach, sama wysyła podsumowanie spotkania. Zła automatyzacja zasypuje zespół powiadomieniami, które wszyscy wyłączają w drugim tygodniu.

Zasada, którą stosujemy: uruchamiamy najwyżej kilka automatyzacji na start i dokładamy kolejne, kiedy proces się ustabilizuje.

Telefonia, skrzynka e-mail, formularze na stronie, czat, kampanie reklamowe i sklep powinny trafiać do jednego rejestru. Bez tego handlowcy pracują w trzech miejscach naraz, a raport konwersji jest zgadywanką.

Wdrożenie kończy się nie w dniu uruchomienia, tylko po pierwszym miesiącu pracy na żywo. W tym czasie poprawia się nazewnictwo, usuwa pola, których nikt nie wypełnia, i dostraja automatyzacje do realnego tempa pracy.

Warto ustalić jedną osobę po stronie firmy, która jest właścicielem systemu — bez tego CRM po kwartale zaczyna się rozjeżdżać.

Trzy najdroższe: wdrożenie wszystkich modułów naraz, kopiowanie konfiguracji z innej firmy oraz brak decyzji, co jest leadem, a co dealem. Każdy z nich kończy się tym samym — zespół wraca do arkusza.